מה המחקר של אוניברסיטת הארוורד אומר על חללי עבודה משותפים (אופן ספייס), ומה אפשר לעשות בנוגע לזה

לעבודה בחלל עבודה משותף (Open Space) יש יתרונות רבים – החל ממיקסום מיטבי של שטח המשרד וצמצום משמעותי בעלויות התפעול והשכירות, נגישות גבוהה יותר של ההנהלה לעובדים ולהיפך, וכמובן – המראה ה"היי טקי" של סביבת עבודה דינאמית ומתקדמת. לא פלא אם כך שכ – 70% מהחברות בארה"ב כבר עברו לעבוד בפורמט כזה או אחר של חלל עבודה משותף, והמגמה הזו רק הולכת ומתחזקת.

יחד עם זאת, לצד היתרונות הרבים, קיימים גם מספר חסרונות לסביבת עבודה משותפת. כך למשל מחקר חדש של אוניברסיטת הארוורד קובע – חללי עבודה משותפים (אופן ספייס) מורידים את תפוקת העובדים, ושיתוף הפעולה ביניהם.
במאמר הבא נדון בתוצאות המחקר ונראה כיצד ניתן, באמצעות פתרונות חכמים ובחירת ריהוט משרדי מתאים, לשדרג את חלל העבודה המשותף למקום עבודה המספק את צרכי העובדים בנוחות מקסימלית.

מאת: חיים לוצקר, סמנכ"ל 2sit


במשך שנים רבות חברות הייטק ומשתמשי אופן ספייס נוספים טענו שלמרות תלונות העובדים אודות אובדן הפרטיות, הסחות הדעת הרבות, והפרעות רעש, לאופן ספייס יש נקודת חוזקה אחת שמעפילה על כל היתר – הוא מגביר את האינטראקציה בין העובדים, ובכך מעודד רעיונות חדשים ומגביר את שיתוף הפעולה.
זהו אכן נשמע טיעון מושך, אולם כעת מחקר מדעי מפריך את הטיעון הזה וטוען בדיוק ההיפך.

אודות המחקר

ביולי 2018 התפרסם במגזין The Royal Society מחקר בשם "The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration" אשר בחן את ההשלכות של מעבר לחלל עבודה מסוג "אופן ספייס" על העובדים. 
צמד חוקרים מאוניברסיטת הארוורד עקב באמצעים ביומטריים אחר 150 עובדים בשתי תאגידים בינ"ל גדולים, במשך 15 יום לפני ולאחר המעבר מחלל עבודה רגיל לחלל עבודה פתוח (Open space).

במחקר נמדדו הדפוסים היומיים של כל עובד מבחינת משך ואיכות פגישות פנים-מול-פנים שנערכו במהלך יום העבודה, ודפוסי שליחת אימייל ומסנג'ר. 
תוצאות המחקר הוכיחו כי בניגוד לדעה הרווחת, מעבר לחלל אופן ספייס, במקום לעודד מפגשי פנים אל פנים ושיתוף פעולה, דווקא עודד נסיגה ממפגשים אישיים ושימוש מוגבר באמצעי תקשורת חלופיים כדוגמת אימייל ומסנג'רים. כך למשל לאחר המעבר לחלל העבודה המשותף, משתתפי הניסוי בילו 73% פחות זמן באינטראקציות פנים-אל-פנים מאשר לפני המעבר, בעוד שהשימוש באימייל ומסנג'ר זינק ב – 67% ו – 75%, בהתאמה.
דיווחי החברות על תוצאות מחקרי איכות פנימיים, מעידים גם הם על ירידה בפרודוקטיביות העובדים לאחר המעבר.

מחקר זה מצטרף למחקרים נוספים שנערכו בעבר שהעידו על פגיעה בפרודוקטיביות ושביעות רצון העובדים לאחר מעבר לחלל עבודה משותף. 

מצד שני התועלות הכלכליות הכרוכות בהקטנת חלל העבודה המוקצה לכל עובד והדימוי ההיי-טקי והנוצץ של חללי עבודה משותפים מושך יותר ויותר חברות לעבור לצורת העבודה הזאת, ונראה שלא ירחק היום עד שמשרדים "מסורתיים" בהם לכל עובד יש דלת יהפכו לתופעה נדירה.

מה ניתן לעשות אם כך כדי לנטרל את ההשפעות השליליות של המעבר לחלל עבודה משותף ולשדרג אותו?

שאלה זו מעסיקה מומחים רבים, ולמרבה המזל אכן קיימות היום טכנולוגיות וגישות חדשות המאפשרות למקסם את תועלות השימוש בחלל המשותף, תוך הפחתת ההשפעות השליליות של הסחות הדעת, מטרדי הרעש  ואובדן הפרטיות המלווים מעבר למשרד כזה.

להלן 5 עצות מועילות לכל בעל עסק העובד, או שוקל לעבור לעבוד, במודל Open Space:

הטמע מערכת פנים ארגונית לניהול עבודה (CRM)
הטמעת מערכת CRM מפחיתה משמעותית הפרעות פנים-אל-פנים. כך למשל אם לקולגה שיושב לידך יש שאלה הקשורה לנושא ששניכם עובדים עליו, הוא יוכל פשוט להוסיף הערה לאותו נושא במערכת ה – CRM במקום להפריע לך באותו רגע בשאלה פנים-אל-פנים אשר תגרום להסחת דעת לא רצויה.
מחקרים שנערכו בחברה גדולה בארה"ב הראו עליה של 10% בפרודוקטיביות העבודה לאחר מעבר למערכת CRM.

הטמע פתרונות אקוסטיים למיסוך קול
יצרן ריהוט משרדי מהידועים בעולם, חקר ומצא שמיסוך קול והטמעת פתרונות אקוסטיים במשרד העלתה את פרודוקטיביות העובדים ב – 37%, הפחיתה לחץ והגדילה את רמת שביעות הרצון ממקום העבודה. 
אקוסטיקה טובה במשרד המתבטאת במחיצות אקוסטיות, שטיחים איכותיים, תקרות אקוסטיות, שימוש בחומרים ייחודים ופתרונות אקוסטיקה ייעודיים, מפחיתה משמעותית את הסחות הדעת ומטרדי הרעש בחלל העבודה המשותף.

שנה את התפיסה שלך לגבי חלל העבודה – (ABW (Activity-based working 
במקום לצאת מנקודת הנחה שהשולחן המשרדי הוא מוקד העבודה המרכזי של העובד, שנה את זווית הראייה לראייה רחבה יותר הכוללת את השימוש בכל חללי מקום העבודה. 
נסה ליצור סביבות עבודה שונות בתוך תחומי המשרד המותאמות לסוגים שונים של פעילויות. כך כאשר העובד נידרש לפעולה מסוג מסויים, הוא יוכל ללכת לחלל העבודה המותאם לאותה המשימה, כגון: חדרי ישיבות פרטיים, חללים אקוסטיים לשיחות טלפון, אזורים פרטיים לריכוז, פינות מנוחה ועוד. הכל דינאמי, וכל החלל העבודה מנוצל בצורה מיטבית להתאמה לצרכים המשתנים של העובדים לאורך שעות היום.

משרדי (ABW (Activity-based working הוכחו כיעילים בחסכון בשטח המשרד והגברת שיתוף הפעולה ומצב הרוח בקרב העובדים.
ובתור בונוס נוסף – העובדים שלך יהיו פעילים יותר מבחינה פיזית: מחקר בשם "Effects of office workstation type on physical activity and stress" שבוצע לאחרונה באוניברסיטת אריזונה הראה שעובדים בחללי עבודה משותפים היו פעילים יותר ב – 20-34% מאשר עובדים במשרדים פרטיים, דבר שהוביל לירידה ברמות המתח של העובדים ושיפר את בריאותם.

על משרד ביופילי כבר שמעת?
בסקר שנערך בקרב 1614 עובדים בארה"ב הסתבר שההטבה המשרדית בעלת הערך הרב ביותר עבורם היא לא חדר כושר, קפיטריה מושקעת, או חדר משחקים. הם פשוט רוצים יותר אור טבעי.
47% מהנשאלים במחקר אמרו שהם מרגישים שהמחסור באור יום במשרד גורם להם לתחושת עייפות, ו – 43% העידו כי היעדר האור הטבעי גורם להם לתחושת דכדוך.

עיצוב ביופילי משלב משלב תאורה וחומרים טבעיים, וסביבה ירוקה יותר ועתירת צמחיה.
משרדים שעברו אופטימיזציה לתאורה טבעית מדווחים על ירידה של 51% בבעיות עיניים, ירידה של  63% בכאבי ראש והפחתה של 56% בתחושות נמנום ועייפות בקרב העובדים.
עובדים העובדים בקרבת אלמנטים טבעיים דיווחו על עלייה בקריאטיביות והפרודוקטיביות שלהם.

3 צעדים ראשונים להפיכת המשרד שלך לביופילי:

• השקע באופטימיזציה של התאורה הטבעית במשרד ונסה לחשוף שטח גדול ככל האפשר של המשרד לתאורה טבעית מהחלונות.
• הוסף צמחיה מגוונת: עציצים, קירות ירוקים, אדניות שקועות ברצפת המשרד ועוד. הקפיד על צמחייה מגוונת במיגוון צבעים וגבהים. כשזה מגיע ל"יירוק" המשרד שלך – כל המרבה הרי זה משובח.
• העדף  סכמת צבעים טבעית לעיצוב המשרד ושלב גם מספר אלמנטים טבעיים בעיצוב כגון אבן, עץ, קש וכו'

עוד על עיצוב משרד ביופילי ניתן לקרוא פה.

השקע בפתרונות ריהוט משרדי חכמים
עמדות עבודה חכמות ומודולריות אשר ניתן לשנות בקלות בהתאם לצרכים משתנים, מחיצות אקוסטיות, פינות המתנה ומנוחה עם כסאות המתנה נוחים וכורסאות מפנקות, כסאות משרדיים וכסאות מחשב אורטופדיים – כל אלו תורמים לסביבת עבודה נוחה ונעימה יותר ומעלים את שביעות רצון העובדים.

לחצו כאן כדי לקרוא איך לעצב משרד קטן

מקורות:

The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration – Ethan S. Bernstein  and Stephen
Turban, The Royal Society. Abstract: https://www.hbs.edu/faculty/Pages/item.aspx?num=54899

Effects of office workstation type on physical activity and stress, Lindberg CM, Srinivasan K, Gilligan B, et al, Occupational and Environmental Medicine 2018;75:689-695 

The #1 Office Perk? Natural Light, Jeanne C. Meister, Harvard Business review