בעיני רבים, חדר המתנה טוב הוא חדר המתנה ריק, כאשר הכניסה והיציאה מתואמות במדויק וכל אחד שוהה במקום שניות ספורות בלבד. אך גם כאשר לוח הפגישות מתוכנן באופן מופלא, למציאות יש לפעמים תוכניות אחרות. לקוח מאחר, פקקים, מזג אוויר גרוע או סתם צורך להקדיש עוד כמה דקות ללקוח הקודם.
דווקא במקרים אלו, כאשר הלקוח לא נכנס בדיוק במועד, חשוב להזכיר לו שחשבנו עליו. חדר המתנה מעוצב היטב ייצור חלל מזמין ונעים ויאפשר לו להעביר את הזמן בנוחות עד לתור שלו, גם במקרה של עיכוב. וכדי להשיג את המטרה הזאת ולוודא שהלקוח ייכנס אליכם במצב רוח חיובי, מומלץ לשים לב לטיפים הבאים.
צבע
בחירת הצבע של חדר ההמתנה היא משמעותית מאוד, והיא מושפעת משלושה גורמים עיקריים:
- אווירה בחדר: צבע יכול לשנות משמעותית את האווירה בחדר ההמתנה. לצבעים בולטים כגון אדום או כתום יש נוכחות חזקה יותר, ואם רוצים ליצור אווירה נינוחה מומלץ למתן את השימוש בהם ולהיעזר בהם בעיקר כצבעים מדגישים פה ושם.
מנגד, לעיתים כדאי להימנע גם מצבעים ניטרליים מדי כגון בז' או לבן בוהק כדי שלא ליצור אווירה סטרילית ומנוכרת. ההמלצה היא לשלב גוונים באופן חכם שייצור תחושה נעימה ומזמינה, ורצוי להיעזר באנשי מקצוע שיסייעו לדייק את העיצוב של חדר ההמתנה.
לחצ/י כאן לכתבה על שימוש בפסיכולוגיית הצבעים לעיצוב המשרד - צבעי המותג: במקרים רבים הבחירה בצבעים הדומיננטיים בחדר תצטרך להתחשב בצבעים המזוהים עם המותג או עם הלוגו של המותג. עם זאת, חשוב לזכור כי אין צורך לצבוע את כל החלל בצבעים אלו, במיוחד אם הם עזים מאוד, וניתן להסתפק לעיתים בנגיעות שונות כגון עיטורים או פסים, או צביעה של קיר אחד.
- גודל החדר: צבעים יכולים להשפיע גם על תחושת המרחב בחדר. צבעים כהים למשל בדרך כלל פחות מומלצים לחללים קטנים כיוון שהם נוטים "לסגור" אותם. לכן, לחדרי המתנה קטנים כדאי לבחור בגוונים בהירים יחסית שיסייעו לפתוח את החלל.
ריהוט מזמין ונוח
פרויקט SKYLIMIT
חדר המתנה מזמין המאפשר קבלת פנים נעימה הוא כרטיס הביקור של העסק. ובעוד שלא תמיד ניתן לשלוט בקווי המתאר של המבנה שבו נמצא חדר ההמתנה, אפשר בהחלט לשלוט באופן הארגון שלו וברהיטים שאותם בוחרים לחדר ההמתנה. הנה שלוש נקודות חשובות הדורשות תשומת לב:
- כורסאות המתנה: כדי שחדר ההמתנה יהיה נוח יש לוודא שקיימות בו כורסאות נוחות. מומלץ לוותר על כיסאות פלסטיים היוצרים מראה מנוכר ואינם נוחים לישיבה, ויש להעדיף כורסאות מרופדות, או ספת המתנה, הכוללות גם משענות יד נוחות. רק שימו לב שאתם בוחרים כורסאות שמצד אחד מספקות תמיכה בגוף ומצד שני לא גורמות לו לחוש נוח "מדי" ולשקוע לתוכן. לחדרי המתנה בהם יש תנועת אנשים ערה במיוחד, למשל במוסדות ציבור, ניתן לשקול שילוב של ספסלי המתנה איכותיים העמידים יותר בפני שחיקה לאורך זמן.
- שולחן המתנה: לעיתים מתעלמים בפריט זה, אך אם תבחנו לעומק את הנושא תשימו לב שלקוח יעדיף בדרך כלל לשבת בכיסא או כורסא ליד שולחן צד.
שולחן מסוג זה יאפשר לו למשל להניח עליו חפצים בעת שהוא מחפש מסמכים או תעודות בתיק, וניתן גם להניח עליו כוסות משקה בעת הצורך. - אביזרים נוספים: לצד רהיטי ה"חובה" ניתן לשלב בחדר ההמתנה אביזרים שונים במטרה ליצור את האווירה הנכונה לחדר זה. כדי ליצור תחושה חמימה וביתית יותר אפשר למשל להתמקד בטקסטילים כגון שטיח או וילונות, ואם רוצים אווירה מודרנית יותר אפשר לבחור חומרי גלם "קרים" יותר כגון זכוכית ומתכת ולבחור ביצירות אומנות מופשטות.
שירות למבקרים
עיצוב מזמין וריהוט נוח הכרחיים ליצירת חוויה נעימה ומזמינה למבקרים, אך אל לנו לשכוח את השירותים הבסיסיים שעלינו להעמיד לרשותם:
- חדר שירותים נקי: חדר השירותים צריך להיות נגיש לכולם, ועליו להיות נקי ולכלול את כל הפריטים הדרושים – נייר טואלט, סבון ומגבות נייר. כדי לוודא שבמקום יהיה ריח נעים מומלץ לנקות חדר זה לעיתים תכופות ולוודא שיש מטהר אוויר לעת הצורך.
- פינת שתייה: פינת השתייה הבסיסית ביותר תכלול בר מים וכוסות. כוסות אלו אינן חייבות להיות חד פעמיות, אך בכל מקרה עליהן להיות נקיות. אם רוצים ניתן גם לשלב משקאות חמים וכיבוד קל שיסייעו ליצור תחושה מזמינה יותר.
- חיבור לאינטרנט: היום זה כבר לא מותרות, ולקוחות רבים מצפים שבפינת ההמתנה תהיה גישה לאינטרנט. במידה ויש אפשרות כזאת, כדאי לתלות במקום כמה שלטים ולציין את פרטי הגישה.
שילוט
פינות המתנה יכולות להיות מקום מאוד מבלבל, בייחוד אם מגיעים אליהן בפעם הראשונה, ובעיקר אם הן נמצאות בתוך מתחם גדול יותר. כדי להקל על הלקוחות להתמצא ולמצוא את המקום מומלץ לדאוג לשילוט מתאים. לדוגמה אם חדר ההמתנה נמצא בקומה השנייה בבניין עסקים, יש לוודא שבקומת הכניסה נמצא שילוט מתאים המפנה את הלקוח למקום הנכון, כולל מספר קומה ומספר חדר. אם בבניין קיים חניון, רצוי במידת האפשר למקם שילוט מתאים במיקום בולט בסמוך למעליות.
לצד שילוט המכווין את הלקוח לחדר ההמתנה, כדאי לתלות בחדר ההמתנה עצמו שילוט המפנה את הלקוח לחדר הפגישות המתאים, בייחוד אם מדובר בחדר המתנה המשרת כמה משרדים שונים.
במידת הצורך ניתן לתלות שילוט נוסף בחדר ההמתנה הכולל הנחיות למבקרים. לדוגמה, אם יש צורך במסמכים מסוימים לשם הזדהות או אם יש למלא טפסים בעת ביקור ראשון במקום, אפשר לציין זאת באמצעות שלט בקרבת שולחן הקבלה, על מנת לאפשר טיפול מהיר ויעיל בלקוח.
ונקודה אחת אחרונה שנראית אולי מובנת מאליה – לא לשכוח לתלות שילוט עם שם המקום המקבל את פני הלקוח ומאשר שהוא הגיע למקום הנכון.
אז מה למדנו? כל חדר המתנה הוא ייחודי וצריך לתכנן וליצור אותו בהתאם למטרת המקום, לקהל היעד ולציפיות שלו.
לפני שמתחילים כדאי לקחת בחשבון את הצרכים והרצונות של הלקוחות שלכם ולחשוב איך אתם לוקחים את זה עוד צעד קדימה ומפתיעים אותם עם חדר ההמתנה המושלם.
